Í nýrri skýrslu sem sem unnin var fyrir Neyðarlínuna og Samtök atvinnulífsins, er fjallað um reynslu Neyðarlínunnar af breytingu úr fastmótuðum vöktum í sveigjanlegt vaktakerfi. Skýrslan heitir "Skipulagning vinnutíma starfsmanna þar sem þjónustutími er langur", en Snjólfur Ólafsson og Anna María Urbancic sömdu hana. Skýrslan var gerð til að draga fram áhrif af breyttu vinnufyrirkomulag hjá Neyðarlínunni, en vorið 2003 hætti Neyðarlínan að skipuleggja vinnutíma starfsmanna með 12 tíma vöktum, og hóf að skipuleggja hann án þess að styðjast við fyrirfram skilgreindar vaktir.

Starfsmenn ráða vinnutíma

Neyðarlínan sinnir neyðarsímsvörun fyrir landið allt í númerinu 112, allan sólarhringinn, allan daga ársins. Við fyrstu sýn kann það að virðast óframkvæmanlegt að manna starfsemi sem þessa án þess að skilgreina vaktir starfsmanna sérstaklega fyrirfram, en með hugbúnaði sem nefnist Time Care er þetta framkvæmanlegt. Starfsmennirnir ákveða sjálfir hvaða daga þeir vilja vinna og á hvaða tíma sólarhringsins til að uppfylla vinnuskyldu sína. Hugbúnaðurinn sér síðan til þess að nauðsynlegur fjöldi starfsmanna sé til staðar miðað við þörf hverju sinni.

Í skýrslunni segir að meginmarkmiðin með nýja vinnuskipulaginu séu þau að mönnun sé ávallt í samræmi við starfsmannaþörf og að vinnutími sé ávallt í samræmi við óskir hvers og eins starfsmanns. Ef starfsmaður býðst til að vinna á þeim tíma sem er óvinsæll fær hann sérstaka umbun fyrir - punktainneign - sem nýtist honum við vinnuskipulagningu síðar, en þeir sem hafa unnið sér inn fæsta punkta hafa minnst svigrúm til að ákveða vinnutíma sinn sjálfir. Hjá Neyðarlínunni hefur nýja vinnufyrirkomulagið mælst vel fyrir hjá stjórnendum og starfsmönnum en starfsfólkið getur nú ráðið um 80% af vinnutíma sínum sjálft. Fyrirtækið hagnast þar sem vinnutími fólksins nýtist betur en áður og starfsmenn hagnast einnig þar sem þeir njóta aukinna lífsgæða auk þess sem samið var um verulega kjarabót samhliða upptöku kerfisins.

Aukin starfsánægja

Hefðbundinni vaktavinnu fylgir rútína en með nýrri skipan er starfsmönnum gert auðveldara að taka þátt í ýmsu sem þeir hefðu annars ekki haft kost á að taka þátt í, t.d. hvers kyns námskeiðum eða námi með vinnu, ferðalögum með fjölskyldu utan sumarleyfistíma o.s.frv. Í skýrslunni kemur fram að ein ástæða þess að farið var í að innleiða nýtt vaktakerfi hjá Neyðarlínunni var óánægja meðal starfsmanna með gamla kerfið. Rígur hafði myndast milli starfsmanna á mismunandi vöktum, þeir kvörtuðu undan of löngum vinnutíma og of miklu álagi. Stjórnendur Neyðarlínunnar sáu jafnframt að of- eða vanmönnun var algeng hjá fyrirtækinu þar sem gamla vaktavinnukerfið bauð ekki upp á mikinn sveigjanleika.

Eftir að nýja kerfið var innleitt jókst starfánægja hjá Neyðarlínunni, rígur milli vaktahópa hvarf, starfsfólk kynntist betur og tók í auknum mæli að vinna sem einn samstilltur hópur. Vaktir starfsfólks styttust og álag varð minna. Í kjölfarið gafst svigrúm til endurmenntunar og símenntunar starfsfólks og var það nýtt. Allir starfsmenn fá nú þjálfun og endurmenntun í hverjum mánuði í vinnutíma sínum.

Aukið hagræði í rekstri

Þegar vinnufyrirkomulagi er breytt á vinnustöðum þarf að vanda til verka og oftar en ekki þurfa starfsmenn að breyta viðhorfum sínum. Til að auðvelda umbreytinguna milli gamla vaktakerfisins og hins nýja skipulags hjá Neyðarlínunni var gerður sérstakur sérkjarasamningur milli Samtaka atvinnulífsins og VR sem tryggði starfsmönnum  Neyðarlínunnar allmikla kjarabót. Fram kemur í skýrslunni að þrátt fyrir minni háttar byrjunarörðugleika hafi nýja kerfið strax leitt til hagræðingar. Milli áranna 2002 og 2003 fækkaði greiddum vinnustundum til dæmis um 17,7%, en með tilkomu kerfisins var starfsmönnum á næturvakt fækkað þar sem álag var minna að næturlagi.

Fjöldi tækifæra til staðar

Fram kemur í skýrslunni að Time Care kerfið sé enn sem komið er eina  hugbúnaðarkerfið sem getur sinnt viðlíka verkefnum. Kerfið hefur verið notað á Karolinska sjúkrahúsinu í Stokkhólmi í 10 ár og hefur víða verið notað í heilbrigðiskerfinu í Svíþjóð.  Hér á landi hefur notkun þess farið vaxandi, einkum á hjúkrunarheimilum. Kannanir benda til þess að það veiti starfsfólki mikið frelsi, auki starfsánægju og virki hvetjandi, auk þess sem það nýtist fyrirtækjum og stofnunum vel, þar sem vinnutími starfsmanna nýtist betur en annars.

Í skýrslunni kemur fram að mörg tækifæri séu á Íslandi til að innleiða þá hugsun sem felst í Time Care hugbúnaðinum eða sambærilegum kerfum, en skýrsluna má nálgast í heild sinni hér.