Um uppsagnir og breytingar á ráðningarsamningum

Mörg íslensk fyrirtæki standa frammi fyrir skipulagsbreytingum vegna aðstæðna á fjármálamarkaði og óhagstæðum rekstraskilyrðum. Við þær aðstæður getur verið óhjákvæmilegt að fækka starfsmönnum, minnka starfshlutfall, gera breytingar á vinnutíma eða grípa til annarra ráðstafana sem draga úr rekstrarkostnaði. Samtök atvinnulífsins vilja með upplýsingagjöf leitast við að stuðla að góðri framkvæmd uppsagna þegar þeirra gerist þörf.

 

Samtök atvinnulífsins veita aðildarfyrirtækjum ráðgjöf um framkvæmd uppsagna og gerð ráðningarsamninga. Nánari upplýsingar og fróðleik má einnig finna á Vinnumarkaðsvef SA.

 

Uppsagnir

Frelsi vinnuveitanda til að segja upp starfsfólki fylgir mikil ábyrgð. Hafa verður í huga að uppsögn starfsmanns getur haft veruleg áhrif á aðstæður hans og sjálfsmynd. Því er mikilvægt að þess sé sérstaklega gætt að sýna starfsfólki virðingu og kurteisi við þær aðstæður. Með því að tileinka sér góðar venjur við framkvæmd uppsagna er hægt að lágmarka neikvæð áhrif uppsagnarinnar á viðkomandi starfsmann, fyrirtækið og starfsmenn þess.

 

Form uppsagnar og framkvæmd

 

Allar uppsagnir skulu vera skriflegar og á sama tungumáli og ráðningarsamningur starfsmanns. Algengt er að ráðningarsamningar við erlenda starfsmenn séu á íslensku og ensku. Er þá eðlilegt að uppsagnarbréf sé á ensku eða móðurmáli starfsmanns, sé þess kostur.

 

Uppsögn skal vera skýr og ótvíræð. Munnlegar uppsagnir eru einnig gildar og bindandi en erfitt getur verið að sanna munnlega uppsögn ef ágreiningur kemur upp.

 

Leitast skal við að framkvæma uppsögn með þeim hætti að yfirmaður starfsmanns tilkynni honum persónulega og í einrúmi um uppsögnina og afhendi honum skriflegt uppsagnarbréf sem hann kvitti fyrir móttöku á. Starfsmanni sé þó frjálst að hafa með sér fulltrúa sinn, svo sem trúnaðarmann. Náist ekki til starfsmanns eða hann neitar að taka á móti uppsagnarbréfi getur vinnuveitandi sent uppsagnarbréf í ábyrgðarpósti, með símskeyti eða látið bera uppsagnarbréf heim til starfsmanns með sannanlegum hætti, t.d. með skriflegri yfirlýsingu boðbera um stund og stað. Mikilvægt er að muna að þegar uppsagnarfrestur miðast við mánaðamót verður uppsögn að hafa borist starfsmanni fyrir mánaðamót. Ef uppsögn er send með ábyrgðarbréfi verður það að berast nægilega snemma svo starfsmaður eigi þess kost að nálgast bréfið fyrir mánaðamót á pósthúsi.

 

Ástæður uppsagnar

 

Algengt er að atvinnurekandi skýri ástæður uppsagnar þegar uppsagnarbréf er afhent starfsmanni eða greini frá ástæðum í uppsagnarbréfi. Ef ástæður uppagnar eiga rætur að rekja til hæfni eða hegðunar starfsmanns velja atvinnurekendur gjarnan að ræða þau mál við starfsmann í stað þess að tilgreina ástæður skriflega í uppsagnarbréfi. Öðru máli gegnir ef um er að ræða fyrirvaralausa uppsögn (riftun). Í þeim tilvikum þarf að greina skriflega frá ástæðum uppsagnar. Sjá umfjöllun um riftun á vinnumarkaðsvef SA. Ef gengið er of langt í ávirðingum í garð starfsmanns eða hann bendlaður við brot sem ekki verða sönnuð getur það leitt til skaðabótaskyldu atvinnurekanda.

 

Réttur til viðtals um starfslok og ástæður uppsagnar

 

Í almennum kjarasamningum SA og landssambanda ASÍ er kveðið á um rétt starfsmanna á viðtali um starfslok sín og ástæður uppsagnar:

  • Beiðni um viðtal skal koma fram innan fjögurra sólarhringa frá því uppsögn er móttekin og skal viðtal fara fram innan fjögurra sólarhringa þar frá.
  • Starfsmaður getur óskað þess þegar að loknu viðtali eða innan fjögurra sólarhringa að ástæður uppsagnar séu skýrðar skriflega.
  • Fallist atvinnurekandi á þá ósk skal við því orðið innan fjögurra sólarhringa þar frá.
  • Fallist atvinnurekandi ekki á ósk starfsmanns um skriflegar skýringar, á starfsmaður innan fjögurra sólarhringa rétt á öðrum fundi með vinnuveitanda um ástæður uppsagnar að viðstöddum trúnaðarmanni sínum eða öðrum fulltrúa stéttarfélags síns ef starfsmaður óskar þess.

Ekki er í kjarasamningum kveðið nánar á um hversu ítarlegar skýringar skulu vera.

 

Takmörkun uppsagnarheimildar skv. lögum

 

Við uppsagnir skal gæta ákvæða laga sem takmarka frjálsan uppsagnarrétt vinnuveitanda, m.a. ákvæða um trúnaðarmenn og öryggistrúnaðarmenn, barnshafandi konur og foreldra í fæðingarorlofi, starfsmenn sem tilkynnt hafa um fæðingar- og foreldraorlof og starfsmenn sem bera fjölskylduábyrgð.

 

Einnig verður að gæta ákvæða 4. gr. laga nr. 80/1938 um stéttarfélög og vinnudeilur, laga um jafna stöðu og jafnan rétt karla og kvenna, laga um starfsmenn í hlutastarfi, laga um réttarstöðu starfsmanna við aðilaskipti að fyrirtækjum og samráðsskyldu laga um hópuppsagnir.

 

Þegar starfsmaður nýtur uppsagnarverndar skv. lögum, ber vinnuveitanda að rökstyðja skriflega hvaða ástæður liggja að baki uppsögn. Mælt er með að vinnveitendur leiti ráðgjafar lögmanna SA í þessum tilvikum.

 

Lengd uppsagnarfrests

 

Uppsagnarfrestur fer almennt eftir kjarasamningi í hlutaðeigandi starfsgrein. Lengd uppsagnarfrests er mismunandi milli kjarasamninga. Hér eru nokkur dæmi um lengd uppsagnarfrests:

 

Skrifstofu- og afgreiðslufólk (VR/LÍV)

  • Fyrstu þrjá mánuði í starfi: ein vika (miðast ekki við viku- eða mánaðamót)
  • Eftir þrjá mánuði í starfi hjá sama atvinnurekanda: einn mánuður m.v. mánaðamót
  • Eftir sex mánuði í starfi hjá sama atvinnurekanda: þrír mánuðir m.v. mánaðamót

Verkafólk (félög innan SGS og Flóa)

  • Fyrstu tvær vikurnar í starfi er enginn uppsagnarfrestur.
  • Eftir tveggja vikna samfellt starf hjá sama atvinnurekanda: 12 almanaksdagar
  • Eftir þrjá mánuði í starfi hjá sama atvinnurekanda: einn mánuður m.v. mánaðamót
  • Eftir þrjú ár í starfi hjá sama atvinnurekanda: þrír mánuðir m.v. mánaðamót

Málmiðnaðarmenn (Samiðn og járniðnaðarmenn í VM)

  • Á fyrsta starfsári: tvær vikur m.v. vikumót.
  • Eftir eitt ár í starfsgreininni: einn mánuður m.v. mánaðamót.
  • Eftir þrjú ár í starfsgreininni: tveir mánuðir m.v. mánaðamót.
  • Eftir fimm ár í sama fyrirtæki: þrír mánuðir m.v. mánaðamót.

Byggingariðnaðarmenn (Samiðn)

  • Á fyrsta starfsári: tvær vikur m.v. vikumót.
  • Eftir eitt ár í starfsgreininni: einn mánuður m.v. mánaðamót.
  • Eftir þrjú ár í starfsgreininni: tveir mánuðir m.v. mánaðamót.
  • Eftir fimm ár í starfsgreininni: þrír mánuðir m.v. mánaðamót.

Rafiðnaðarmenn (RSÍ)

  • Við ráðningu, nema hún sé tímabundin: einn mánuður m.v. mánaðamót
  • Eftir þriggja ár samfellt hjá sama vinnuveitanda: tveir mánuðir m.v. mánaðamót
  • Eftir fimm ár samfellt hjá sama vinnuveitanda: þrír mánuðir m.v. mánaðamót

Starfslok

 

Í kjarasamningum ofangreindra starfshópa eru ákvæði um lengri uppsagnarfrest við starfslok starfsmanna sem náð hafa ákveðnum lífaldri og starfsaldri (bæði skilyrði uppfyllt):

  • Eftir 10 ára samfellt starf og 55 ára aldur: fjórir mánuðir
  • Eftir 10 ára samfellt starf og 60 ára aldur: fimm mánuðir
  • Eftir 10 ára samfellt starf og 63 ára aldur: sex mánuðir

Starfsmaður getur hins vegar sagt upp starfi sínu með þriggja mánaða fyrirvara.

 

Háskólamenn

 

Uppsagnarfrestur háskólamanna fer almennt eftir ákvæðum ráðningarsamnings. Ef samið hefur verið við starfsmann um að réttindi fari eftir tilteknum kjarasamningi þá gilda ákvæði þess samnings um uppsagnarfrests. SA hafa gert kjarasamning við 14 aðildarfélög BHM þar sem uppsagnarfrestur er sambærilegur og hjá skrifstofufólki.

 

Uppsögn yfirvinnu

 

Ef yfirvinna er föst og reglubundin þá verður hún ekki felld niður einhliða af vinnuveitanda eða starfsmanni. Því verður að segja upp yfirvinnu með uppsagnarfresti sem jafngildir uppsagnarfresti starfsmanns, nema samkomulag sé við starfsmann um að fella niður yfirvinnu og greiðslu fyrir hana.

 

Í kjarasamningi Samiðnar er sérákvæði um uppsögn yfirvinnu. Hafi yfirvinna verið reglubundin í tvo mánuði eða meira er heimilt að tilkynna fyrirhugaðar breytingar með tveggja vikna fyrirvara. Fyrirvari er háður því að ekki sé um óviðráðanlegar orsakir að ræða. Efnisskortur telst í þessu sambandi ekki til óviðráðanlegra orsaka.

 

Hópuppsagnir

Sérstakar reglur gilda um hópuppsagnir skv. lögum um hópuppsagnir nr. 63/2000. Gerð er krafa um samráð við trúnaðarmenn starfsmanna þegar slíkar uppsagnir eru áformaðar og síðan um tilkynningu til vinnumiðlunar.

 

Hvað er hópuppsögn?

 

Það telst ekki vera hópuppsögn ef sagt er upp 9 starfsmönnum eða færri. Þegar um er að ræða fyrirtæki með færri en 16 starfsmenn að jafnaði eiga reglur um hópuppsagnir ekki við, jafnvel þótt öllum starfsmönnum sé sagt upp.

Viðmiðin eru nánar þannig að það telst hópuppsögn þegar fyrirtæki segir upp á 30 daga tímabili:

  1. a.m.k. 10 starfsmönnum í fyrirtæki sem venjulega hefur fleiri en 20 (16 eða fleiri skv. kjarasamningum SA og landssambanda ASÍ) og færri en 100 starfsmenn í vinnu,
  2. a.m.k. 10% starfsmanna í fyrirtæki sem venjulega hefur hið minnsta 100 starfsmenn en færri en 300 starfsmenn í vinnu,
  3. a.m.k. 30 starfsmönnum í fyrirtæki sem venjulega hefur 300 starfsmenn eða fleiri í vinnu.

Þrjátíu daga tímabilið miðast við ákvörðun fyrirtækisins um uppsögn án tillits til þess hvenær uppsagnir einstakra starfsmanna taka gildi, þ.e. án tillits til lengdar uppsagnarfrests þeirra.

 

Hópuppsagnareglurnar gilda ekki um starfslok samkvæmt tímabundnum ráðningarsamningum né um áhafnir skipa. Þá hefur verið litið svo á að lögin gildi einungis um uppsagnir sem ætlað er að leiða til starfsloka, þ.e. þau gildi ekki um uppsagnir til breytinga á ráðningarkjörum án þess að starfslok séu fyrirhuguð.

 

Lögin kveða á um ákveðið ferli sem atvinnurekanda ber að fylgja við hópuppsagnir. Hvaða ástæður liggja að baki hópuppsögn skiptir almennt ekki máli varðandi lögmæti þeirra. Uppsagnir starfsmanna af ástæðum sem tengjast hverjum einstökum þeirra teljast þó ekki til hópuppsagna nema að um minnst fimm slíkar uppsagnir sé að ræða. Eins þarf að gæta að áhrifum reglna sem veita starfsmönnum sérstaka vernd gegn uppsögnum, s.s. trúnaðarmönnum og starfsmönnum í fæðingarorlofi.

 

Samráðsskylda

 

Áformi fyrirtæki hópuppsagnir skal svo fljótt sem auðið er hafa samráð við trúnaðarmann starfsmanna eða, ef ekki hefur verið kjörinn trúnaðarmaður við annan fulltrúa starfsmanna, sem þeir hafa til þess valið, með það fyrir augum að ná samkomulagi.

 

Í samráðinu felst að fyrirtækið á að kynna trúnaðarmanninum áform sín, rökstyðja þau og gefa honum kost á að koma sjónarmiðum sínum og tillögum á framfæri áður en ákvörðun um uppsagnirnar, t.d. hvað mörgum verður sagt upp og hvaða einstaklingum, er tekin af atvinnurekanda. Samkvæmt lögunum skal með samráðinu að minnsta kosti leita leiða til að forðast hópuppsagnir eða fækka starfsmönnum sem fyrir þeim verða og draga úr afleiðingunum með hjálp félagslegra aðgerða sem hafa það meðal annars að markmiði að auðvelda flutning í önnur störf eða endurhæfingu starfsmanna sem áformað er að segja upp. Það er því gert ráð fyrir að þessi atriði komi tilumfjöllunar, sjá nánar upptalninguna hér að neðan.

 

Samráðsskyldan verður virk þegar atvinnurekandi hefur uppi áform um hópuppsagnir. Er þá gert ráð fyrir að hann hefji samráðið tímanlega og áður en hann tekur ákvörðun um uppsagnirnar. Hann skal þá láta trúnaðarmanni eða fulltrúa starfsmanna, ef ekki er trúnaðarmaður á vinnustaðnum, í té allar upplýsingar sem máli skipta um fyrirhugaðar uppsagnir og að minnsta kosti veita skriflega eftirfarandi upplýsingar:

  • 1. ástæður fyrirhugaðra uppsagna,
  • 2. fjölda starfsmanna sem til stendur að segja upp og hvaða störfum þeir gegna,
  • 3. hve margir eru að jafnaði í vinnu og hvers konar störfum þeir gegna,
  • 4. á hvaða tímabili fyrirhugaðar uppsagnir eiga að koma til framkvæmda,
  • 5. viðmiðanir sem til stendur að nota við val á starfsmönnum sem segja á upp,
  • 6. upplýsingar um sérstakar greiðslur til starfsmanna vegna uppsagna aðrar en þær sem kveðið er á um í lögum eða kjarasamningum og þá hvernig þær eru reiknaðar.

Tilgangurinn með samráðinu er að gera trúnarmanni eða fulltrúa starfsmanna kleift að koma með raunhæfar tillögur. Gera verður ráð fyrir að lágmarki tveimur samráðsfundum en það fer annars eftir aðstæðum hverju sinni.

Í samráðinu felst ekki áskilnaður um samþykki trúnaðarmanns eða fulltrúa starfsmanna fyrir þeim ákvörðunum sem atvinnurekandi tekur að höfðu samráði. Atvinnurekandi þarf á hinn bóginn að geta sýnt fram á að samráð hafi farið fram og trúnaðarmanni verið gefinn kostur á að koma sjónarmiðum sínum á framfæri áður en endanleg ákvörðun er tekin. SA mæla því með að atvinnurekandi riti stutta fundargerð eða taki niður punkta um þá samráðsfundi sem haldnir eru og tilgreini fundartíma, fundarmenn og helstu atriði sem rædd eru. Afrit sé sent til trúnaðarmanns.

Ef sérstök nauðsyn krefur er trúnaðarmanni heimilt að kveðja til sérfræðinga sér til aðstoðar meðan á samráði stendur. Kostnaður því samfara er atvinnurekanda óviðkomandi.

 

Trúnaður

 

Trúnaðarmaður eða fulltrúi starfsmanna, sérfræðingur sem kallaður er til og atvinnurekandi eða fulltrúar hans skulu gæta trúnaðar varðandi þær upplýsingar sem gefnar eru.

 

Tilkynning um hópuppsagnir til svæðisvinnumiðlunar

 

Atvinnurekandi skal að höfðu samráði senda svæðisvinnumiðlun í því umdæmi þar sem viðkomandi starfsmenn vinna skriflega tilkynningu um fyrirhugaðar uppsagnir.

 

Í tilkynningunni skulu koma fram allar upplýsingar sem máli skipta um fyrirhugaðar hópuppsagnir og um samráð við trúnaðarmenn eða fulltrúa starfsmanna. Það á einkum við um:

  • ástæður uppsagnanna,
  • hve mörgum starfsmönnum stendur til að segja upp,
  • hve margir starfsmenn eru að jafnaði í vinnu og
  • á hvaða tímabili uppsagnirnar eiga að taka gildi.

Afrit af þessari tilkynningu skal sent trúnaðarmanni eða fulltrúa starfsmanna. Hann getur þá komið á framfæri öllum athugasemdum starfsmanna við svæðisvinnumiðlunina.

 

Tilkynningunni til svæðisvinnumiðlunar skal fylgja afrit af þeim upplýsingum sem trúnarmanni eða fulltrúa starfsmanna hafa verið veittar og um getur í liðum 1-5 hér að ofan.

 

Eyðublöð vegna tilkynningar til trúnaðarmanns og svæðisvinnumiðlunar er að finna á vinnumarkaðsvef SA.

 

Gildistaka hópuppsagna

 

Uppsagnir sem teljast til hópuppsagna taka fyrst gildi 30 dögum eftir að tilkynning um uppsagnirnar berst svæðisvinnumiðlun. Það gildir þó ekki þegar starfsemi fyrirtækis stöðvast vegna dómsúrskurðar. Þetta leiðir þó ekki til þess að uppsagnarfrestur sem starfsmenn eiga samkvæmt lögum eða kjarasamningum breytist. Það er eingöngu í þeim tilvikum að uppsagnarfrestur er styttri en 30 dagar sem hann lengist. Skv. lögunum byrjar 30 daga fresturinn að líða á þeim degi sem tilkynning berst vinnumiðlun.

 

Breytingar á ráðningarkjörum

Þegar fyrirtæki endurskipuleggur rekstur eða dregur saman starfsemi getur þurft að breyta ráðningarkjörum starfsmanna, t.d. með styttingu vinnutíma eða lækkun launagreiðslna.

 

Náist ekki samkomulag um breytingar við starfsmenn getur þurft að grípa til uppsagna. Annað hvort með því að segja ráðningarsamningnum upp að öllu leyti eða aðeins að hluta. Sé síðari leiðin farin þarf að tiltaka nákvæmlega hvaða liðum samningsins verið er að segja upp auk þess sem virða þarf reglur um uppsagnarfrest. Ekki er mælt með uppsögnum nema samningaleiðin sé ekki fær.

 

Sé ráðningarkjörum sagt upp að hluta felst í því tilboð til starfsmanna um nýjan og breyttan ráðningarsamning. Þessu tilboði getur starfsmaður tekið eða hafnað. Því er rétt að skora á starfsmann að gera athugasemdir fyrir tiltekið tímamark. Til að starfsmaður geti tekið tilboði um breytt ráðningarkjör þarf honum að vera ljós sú breyting sem vinnuveitandi leggur til. Því er æskilegt í uppsagnarbréfi að tiltaka fyrirhugaðar breytingar á ráðningarkjörum.

Þótt ráðningarsamningi sé einungis sagt upp að hluta gilda sömu reglur um lengd uppsagnarfrests og almennt við uppsagnir. Frá þessu geta þó verið undantekningar, sbr. ákvæði kjarasamninga um slit vakta og í kjarasamningi SA og Samiðnar, gr. 2.2.2., er sérákvæði um uppsögn yfirvinnu bygginga-, málmiðnaðar- og garðyrkjumanna.

 

Samningar um hlutastörf

Samtök atvinnulífsins hafa beint því til aðildarfyrirtækja að þau kanni þann möguleika að bjóða starfsmönnum lækkað starfshlutfall í stað þess að beita uppsögnum. Samningur um hlutastarf getur verið til ákveðins tíma eða ótímabundinn. Ef starfshlutfall er lækkað að frumkvæði atvinnurekanda getur starfsmaður sótt um atvinnuleysisbætur á móti skertu starfshlutfalli, sbr. 17. gr. laga um atvinnuleysistryggingar nr. 54/2006.

Ef fyrirtæki hyggst breyta starfshlutfalli starfsmanna með uppsögn verður að gæta að lögum um starfsmenn í hlutastörfum. Skv. lögunum telst það ekki eitt og sér gild ástæða uppsagnar að starfsmaður neiti að fara úr fullu starfi í hlutastarf eða öfugt. Uppsögn telst þó ekki andstæð lögunum ef hún stafar af öðrum ástæðum, svo sem rekstrarþörfum viðkomandi fyrirtækis.